Die Anforderungen an das Schulsekretariat sind vielfältig. Da die Schulsekretärinnen oft die erste Anlaufstelle für Schüler, Lehrer, Eltern, Behörden, Handwerker, Sponsoren usw. sind, müssen mehrere Themen gleichzeitig bearbeitet werden. Hinzu kommen häufige Unterbrechungen, die ein konzentriertes Arbeiten erschweren.
Eine gute Organisation des Arbeitsplatzes ist daher unerlässlich. Dies bezieht sich nicht nur auf die Papierablage, sondern auch auf Dateien und insbesondere auf E-Mails. Ein gutes Aufgaben- und Zeitmanagement helfen, die vielfältigen Tätigkeiten und Anforderungen zu bewältigen.
In diesem Seminar lernen Sie Ihre individuelle Arbeitsplatzorganisation zu verbessern, um stressfreies Arbeiten unter Ausnutzung der persönlichen Ressourcen zu ermöglichen. Sie erfahren, wie Sie einen ständigen Überblick über alle laufenden Aktivitäten erhalten. Ihr persönlicher und der elektronische Kommunikationsfluss werden effektiver. Sie erhalten wertvolle Tipps zu Outlook und lernen Serienbriefe und –mails zu erstellen.
Ihre Dozentin: Meike Kranz
Zu allen Tipps gibt es eine Anleitung für Sie!
Schulsekretariat 1: Der idealtypische Arbeitsplatz
- Die Papierablage
- Vorstellung von Arbeitsmitteln
- Tipps zur Verbesserung der Dateiablage
Ihr Nutzen:
Sie haben Ideen, wie Sie die Papier- und Dateiablage so organisieren, dass Sie schnell Zugriff auf notwendige Informationen haben.
Schulsekretariat 2: Methoden zur Bewältigung der täglichen E-Mail-Flut
- Das Sofort-Prinzip
- Tipps zu Outlook
Ihr Nutzen:
Sie kennen Funktionen in Outlook, mit denen Sie die Informationsflut besser bewältigen und Ihre Aufgaben planen können.
Schulsekretariat 3: Zeit- und Selbstmanagement
- Tages- und Wochenplanung
- Prioritäten setzen
- sich abgrenzen und Nein-Sagen
Ihr Nutzen:
Auch wenn es wieder einmal turbulent zugeht im Schulsekretariat, behalten Sie die Ruhe und den Überblick. Sie lassen sich weniger von der Schulleitung und den Lehrern vereinnahmen.
Schulsekretariat 4: Erstellung von Serienbriefen und -mails
- Wie die Daten in Excel aufbereitet werden sollten
- Erstellung eines Serienbriefes in Word
- Erstellung einer Serienmail in Word
- Ausblick: Welche Möglichkeiten der Selbstorganisation bietet Ihnen OneNote?
- Abschluss und Erfahrungsaustausch
Ihr Nutzen:
Sie gewinnen Sicherheit beim Erstellen von Serienbriefen.
Im Erfahrungsaustausch mit anderen Schulsekretärinnen blicken Sie über den eigenen Tellerrand hinaus und erhalten wertvolle Tipps aus der Praxis.
So arbeiten Sie entspannter im online Seminar
3 Dinge brauchen Sie, um an der online Schulung teilzunehmen
1. Einen Laptop oder PC mit einer stabilen Internetverbindung (wenn möglich mit einer LAN-Verbindung). Falls Sie nicht nur zuschauen wollen, dann nutzen Sie auch eine Kamera – das ist aber total optional. Empfehlenswert ist ein Headset, damit Sie alles gut hören können und keine Mitarbeiter stören.
2. Einen ruhigen Raum, in dem Sie ungestört und dafür aktiv am Webinar oder Video-Schalte teilnehmen können. (Vielleicht im Homeoffice oder im Konferenzraum Ihres Unternehmens)
3. Freistellung von normalen Tätigkeiten im Sekretariat. Eine ordentliche Portion Neugierde. Lassen Sie sich auf Neues ein und probieren Sie neue Techniken aus.